Ga naar inhoud
labs.kadaster.nl

Principe: digitaal als fundament1

De samenleving digitaliseert - de overheid sluit daar bewust op aan door digitaal als uitgangspunt te nemen

Het probleem

De overheid blijft vasthouden aan processen die ontworpen zijn voor papieren uitvoering, terwijl de samenleving fundamentaal digitaal is geworden. Dit leidt tot verschillende problemen:

  • Beperkte mogelijkheden: Papier kan slechts één view vastleggen en geen meerdere perspectieven bieden
  • Statische vastlegging: Focus ligt op eindtoestand in plaats van op veranderingen
  • Contextverlies: Alleen wat fysiek op papier past kan worden vastgelegd, context gaat verloren
  • Moeilijke aanpassingen: Correcties betekenen doorhalingen, geschiedenis verdwijnt
  • Maatschappelijke aansluiting: Burgers en bedrijven werken digitaal, overheid blijft achter
  • Protocol rigiditeit: Papieren protocollen zijn statisch en moeilijk aan te passen aan nieuwe situaties

De achtergrond en ontstaan is begrijpelijk als je de historie van papier naar digitaal. Maar daar moeten we dus een verandering in teweegbrengen.

Het principe: digitaal als fundament

Digitaal wordt het primaire domein van overheidsdienstverlening. Papier wordt een afdruk of uitzondering, niet het uitgangspunt.

Kernprincipes

  1. Digitaal eerst: Alle processen worden primair digitaal ontworpen
  2. Papier als afdruk: Fysieke documenten zijn kopieën of afschriften van digitale bronnen
  3. Schaal als fundament: Digitaal maakt analyses, wijzigingen en processen mogelijk op een schaal die met papier ondenkbaar was
  4. Menselijke tussenkomst mogelijk: Op elk punt kan handmatig worden ingegrepen of bijgestuurd
  5. Publieke waarden centraal: Digitalisering dient democratie en transparantie

Praktische betekenis

Traditionele aanpak:
1. Papieren formulier invullen
2. Handmatig invoeren in systeem  
3. Papier archiveren als 'bron van waarheid'

Digitaal fundament en protocol-denken aanpak:
1. Digitale proces als primaire interactie
2. Automatische verwerking en validatie
3. Papier is afdruk indien nodig (niet als bron, wel als bewijs)

Voorbeelden

Voorbeeld 1: Huwelijksregistratie

Traditioneel (papier fundament):

1. Papieren formulier "aangifte huwelijk"
2. Ambtenaar neemt gegevens over naar computersysteem
3. Papieren akte wordt ondertekend
4. Papieren formulier wordt gearchiveerd
5. Bij opvragen: Computer print "huwelijksakte" (afschrift) of kopie maken van papieren akte

Problemen: Dubbele vastlegging, papier als bron betekent verlies bij brand/verlies.

Digitaal fundament:

1. Digitaal proces "registreer huwelijk"
2. Directe validatie (zijn beide personen ongehuwd? juiste leeftijd?)
3. Event "HuwelijkGeregistreerd" wordt opgeslagen
4. (Automatische updates naar BRP, GBA, etc.)
5. Huwelijksakte = digitale view/document
6. Papieren afdruk indien gewenst (niet als primaire bron)

Voordelen: Eén bron, automatische validatie, directe koppelingen, geen verlies mogelijk.

Voorbeeld 2: Bouwvergunning

Traditioneel (papier fundament):

1. Papieren aanvraag met tekeningen
2. Ambtenaar controleert handmatig tegen bestemmingsplan (ook papier)
3. Fysieke dossiermap met alle stukken
4. Papieren beschikking
5. Bij wijziging: nieuwe papieren in dossier

Digitaal fundament:

1. Digitale aanvraag met 3D model, BIM en CAD bestanden
2. Automatische toets tegen digitaal bestemmingsplan
3. Digitaal dossier met alle historie en wijzigingen
4. Beschikking als digitaal document (met digitale handtekeningen)
5. Realtime inzicht voor aanvrager in status en historie
6. Papieren afdruk voor wie dat prefereert

Voorbeeld 3: Omgaan met wettelijke papier-vereisten

Situatie: Sommige wetten vereisen nog papieren ondertekening.

Fout (papier leidend maken):

1. Heel proces op papier vanwege handtekening-vereiste
2. Digitaal wordt bijzaak
3. Verlies van alle digitale voordelen

Goed (digitaal fundament behouden):

1. Heel proces digitaal
2. Op moment van handtekeningen: papieren view genereren
3. Handtekening op papier, scan terug naar digitaal dossier  
4. Papier archiveren als wettelijke vereiste, digitaal blijft leidend
5. Eventueel: werken naar digitale handtekeningen in toekomstige wetgeving

Mindset shift

Digitaal als fundament vereist een fundamentele shift: van "digitaal als kopie van papier" naar "papier als afdruk van digitaal".

Stap 0: papierdenken (traditioneel, nog steeds herkenbaar)

// Denken: "We maken een digitale versie van ons papieren proces"
1. Ontwerp papieren formulier
2. Bouw website die hetzelfde formulier toont  
3. Print resultaat uit voor archief
4. Papier blijft leidend

Probleem: - Digitaal wordt beperkt door papier mogelijkheden - Geen gebruik van digitale voordelen (validatie, berekeningen, links) - Dubbele vastlegging en foutgevoeligheid

Stap 1: digitale optimalisatie (bekende situatie anno 2025)

// Denken: "We maken het digitale proces beter dan papier"
1. Bouw echte digitale workflows
2. Gebruik validatie, berekeningen, automatisering
3. Papier alleen voor wettelijke vereisten
4. Digitaal wordt leidend

Probleem: Nog steeds hybride - soms leidend digitaal, soms papier.

Verbetering: Digitale voordelen worden benut, maar inconsistent.

Stap 2: digitaal fundament denken

// Denken: "We ontwerpen voor digitaal, papier is een view"
1. Alle gegevens zijn primair digitaal
2. Papier is één van de mogelijke presentaties en kan dienen als bewijs
3. Menselijke tussenkomst op elk digitaal punt mogelijk
4. Publieke waarden ingebouwd in digitaal ontwerp

Doorbraak: Digitaal wordt het natuurlijke domein, papier een hulpmiddel.

Waarom stap 2 de oplossing is

  • Onbeperkte mogelijkheden: Geen papier-beperkingen op wat mogelijk is
  • Consistentie: Eén bron van waarheid (digitaal), meerdere presentaties
  • Schaalbaarheid: Nieuwe digitale services zijn eenvoudig toe te voegen
  • Toekomstbestendigheid: Groeit mee met technologische ontwikkelingen

Voordelen

  • Enabler voor andere principes: Maakt meerdere views en focus op verandering mogelijk
  • Schaalsprong mogelijk: Digitaal maakt analyses, wijzigingen en processen mogelijk op een schaal die met papier ondenkbaar was
  • Maatschappelijke aansluiting: Overheid werkt zoals burgers en bedrijven dat gewend zijn of zouden wensen
  • Transparantie: Digitale gegevens kunnen beter toegankelijk worden gemaakt
  • Efficiëntie: Wegvallen van dubbele vastlegging (met problematiek) en handmatige overdracht
  • Innovatiemogelijkheden: Nieuwe services en netwerken van datastromen worden mogelijk
  • Democratische versterking: Betere toegang tot overheidsinformatie door digitale infrastructuur
  • Interoperabiliteit: Protocollen maken uitwisseling tussen systemen mogelijk

Relatie met protocol-denken

Digitaal als fundament is een voorwaarde voor protocol-denken. Zonder digitaal fundament kunnen moderne protocollen niet bestaan omdat:

Protocollen vereisen digitale infrastructuur

  • Dikke protocollen: Protocol-denken gaat naar protocollen die validatie, governance en business logica bevatten - dit kan alleen digitaal
  • Netwerk-effecten: Netwerken van datastromen ontstaan alleen als alle deelnemers digitaal werken
  • Automatisering: Protocollen kunnen alleen automatisch afgedwongen worden in digitale omgeving

Gebeurtenissen maken protocollen mogelijk over organisaties

  • Asynchrone samenwerking: Focus op verandering zorgt dat organisaties kunnen samenwerken zonder real-time afhankelijkheden
  • Causaliteit behoud: Gebeurtenissen bewaren tijdsorde en context, cruciaal voor inter-organisatie protocollen
  • Robuustheid: Protocollen kunnen werken ondanks netwerkvertragingen en verschillende verwerkingssnelheden

Digitale context maakt rijke protocollen mogelijk

  • Contextbehoud: Digitale systemen kunnen de volledige context van gebeurtenissen vastleggen en doorgeven
  • Meerdere perspectieven: Meerdere views voor verschillend gebruik, binnen organisatie en over organisatiegrenzen heen, gecoördineerd via protocollen
  • Open ontwikkeling: Alleen in open samenwerking kunnen digitale protocollen ontwikkeld worden

Relatie met andere principes

Dit principe is het fundament voor alle andere principes:

Waarom dit principe altijd geldt

Maatschappelijke realiteit

De samenleving is al digitaal: - Burgers: Bankieren, winkelen, communiceren digitaal - Bedrijven: Administratie, facturering, logistiek digitaal
- Internationale handel: Vereist digitale uitwisseling - Jongere generaties: Kennen papier-eerst niet meer en verwachten directe beantwoording

Schaalvoordelen

Digitaal fundament maakt mogelijk: - Automatische koppelingen: Registers kunnen elkaar updaten - Realtime inzicht: Geen wachten op papieren overdracht - Data-gedreven beleid: Inzichten uit digitale gegevens - Innovatie: Nieuwe services op bestaande digitale basis

Publieke waarden

Digitaal fundament ondersteunt democratie: - Toegankelijkheid: Digitale diensten altijd bereikbaar - Transparantie: Gemakkelijker inzicht in overheidshandelen - Effectiviteit: Snellere, betere dienstverlening - Gelijkheid: Zelfde service voor iedereen, onafhankelijk van locatie

Van dunne naar dikke protocollen

Digitaal fundament maakt de evolutie mogelijk van: - Dunne protocollen (traditioneel internet): Minimale afspraken over transport, business logica in applicaties - Dikke protocollen (protocol-denken): Protocollen die validatie, governance en afdwingbare afspraken bevatten

Deze transitie is alleen mogelijk met digitaal als fundament omdat dikke protocollen automatisering en geautomatiseerde validatie vereisen.

Implementatie overwegingen

Technische aspecten

  • Beveiliging: Digitale gegevens vereisen robuuste beveiliging
  • Backup en archivering: Digitale duurzaamheid langer dan papier
  • Toegankelijkheid: Digitale diensten voor iedereen bruikbaar
  • Standaarden: Gebruik open, toekomstbestendige formaten

Organisatorische aspecten

  • Cultuurverandering: Medewerkers moeten digitaal denken omarmen
  • Juridische aanpassingen: Wetgeving moet digitaal mogelijk maken
  • Geleidelijke overgang: Van hybride naar volledig digitaal fundament
  • Gebruikersondersteuning: Help mensen bij overgang naar digitaal

Maatschappelijke aspecten

  • Digitale inclusie: Niemand mag worden uitgesloten
  • Transparantie: Digitale processen moeten inzichtelijk zijn
  • Democratische controle: Digitale systemen moeten controleerbaar blijven
  • Privacy by design: Bescherming ingebouwd vanaf het begin

Dit principe legt het fundament waarop moderne overheidsregistraties kunnen worden gebouwd.

  1. NOTE Oorspronkelijk ontstaan uit en overgenomen vanuit project Uit betrouwbare bron en aangepast naar protocol-denken ↩